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売払等決議書の作成及び管理に関する取扱いについて

平成30年12月26日
財理第4283号

財務省理財局長から各財務(支)局長、沖縄総合事務局長宛

財務局、財務支局及び沖縄総合事務局(以下「財務局等」という。)が普通財産の売払い及び貸付けに係る契約締結を行う際に作成する決裁文書及び決裁その他契約の参考となる資料(以下「売払等決議書」という。)について、下記のとおり定めたので通知する。

また、「電子決裁移行加速化方針」(平成30年7月20日デジタル・ガバメント閣僚会議決定)において、国有財産業務全般の電子決裁化を進めることとされているところであり、本通達では普通財産の売払い及び貸付けに関する一元的な文書管理システム(以下「文書管理システム」という。)による電子決裁の具体的な取扱いを定め、他の国有財産業務に係る決裁についても、この取扱いを踏まえ、作成及び管理するものとする。

なお、本通達による取扱いは、平成31年1月1日以降に起案する売払等決議書から適用するものとする。

  • 1 基本方針

    • 本通達は、普通財産の売払い及び貸付けに当たり、公文書管理法に基づく行政文書の管理に関するガイドライン(平成23年4月1日内閣総理大臣決定)の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、財務局等において適切な文書管理を実践することを目的とする。

      この目的を達成するため、売払等決議書として一体的に管理すべき書類及び調書に記載すべき内容と添付資料を明確化することとする。

  • 2 対象範囲について

    • 本通達は、公共随契(予算決算及び会計令(昭和22年勅令第165号)第99条第9号及び第21号並びに予算決算及び会計令臨時特例(昭和21年勅令第558号)第5条第1項第11号の規定による随意契約をいう。)による売払等決議書を対象として定めるものであるが、契約に至るまでの途中過程において作成する決裁文書や一般競争入札など他の管理処分手続に係る決裁文書についても、本通達の取扱いを踏まえ、適切に作成するものとする。

      ただし、平成11年7月1日付蔵理第2616号「普通財産の管理処分等業務に係る業務委託取扱要領について」通達(以下「業務委託通達」という。)に基づき、普通財産の管理処分等業務に係る業務委託を行っている財産については、下記5(4)のとおり取り扱うものとする。

  • 3 売払等決議書として一体的に管理すべき書類について

    • 売払等決議書として一体的に管理すべき書類は、以下を原則とする。

      • イ 国有財産総合情報管理システムから出力される様式(平成14年3月22日付財理第1182号「財務省所管普通財産に係る国有財産総合情報管理システム(台帳記録・決算機能)の実施について」通達別紙第6に規定する出力様式をいう。)

      • ロ 契約書の案文(相手方と交わした契約書を含む。)

      • ハ 調書(別紙様式1又は2、添付資料)

      • ニ 価格関係資料(予定価格調書、評価調書及び不動産鑑定書等の評定価格算定に関する書類)

      • ホ 関係図面(位置図、測量図等の財産の特定に関する書類)

      • ヘ 売払等申請書(売払等申請書、売払等申請書添付の利用計画書・事業計画書等の売払等相手方の申請に関する書類)

      • ト 登記関係資料(登記嘱託書、登記嘱託請求に係る非課税証明書等の不動産登記に関する書類)

      • チ 政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等の記録(打合せ等に使用した文書、売払等相手方に通知を行った文書を含む。)

  • 4 打合せ等の記録の作成及び保存等について

    • (1) 普通財産の売払い及び貸付けに関する政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等の記録については、財務省行政文書管理規則(平成23年財務省訓令第10号)及び内閣府本府行政文書管理規則(平成23年内閣府訓令第10号)に基づき、作成及び保存を行う。

      なお、当該記録の作成に当たっては、正確性確保の観点から、原則として打合せ等に同席した複数の職員による確認を経た上で、可能な限り、打合せ等の相手方による確認を得るものとする。

    • (2) (1)のうち、普通財産の売払い及び貸付けの内容に応じ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、調書の記載内容を裏付けるために必要な打合せ等の記録を、上記3のチとして管理するものとする。この場合において、当該記録に該当するかどうかについては、契約締結を行う際の決裁文書の作成時点において判断を行うものとする。

  • 5 電子決裁等について

    • (1) 売払等決議書の決裁については、文書管理システムによる電子決裁を行うものとする。この場合において、財務局等で作成した調書(添付資料を除く。)、契約書及び売払等相手方への通知文書の案文その他財務局等で作成し電子ファイルを有している書類については、電子ファイルで文書管理システムに添付するものとし、それ以外の書類については、当該書類(紙の添付書類)が電子決裁の添付書類であることを容易に判別することができる方法で調製した上で、決裁者に回付することができるものとする。その際、紙の添付書類の目録を作成した上で、電子決裁に添付するものとする

    • (注)財産の特性により価格関係資料、関係図面等が同様とはならないため、決裁毎に、添付書類の目録を作成するものとし、目録には添付資料の名称を記載すること。

    • (2) 売払等決議書として一体的に管理すべき書類のうち、別々に決裁(例えば、上記3のニの価格関係資料)が行われる場合には、文書管理システムの備考欄に先に決裁された文書の件名、文書番号を記載し、又は、当該文書が多い場合にはその一覧を作成し、電子決裁に添付するものとする。

      なお、先に決裁された文書が、文書管理システムにおいて関連文書として登録が可能な場合は、登録のうえ電子決裁を行うものとする。

    • (3) 売払等決議書として一体的に管理すべき書類の内容を決裁終了後に修正する必要が生じた場合には、財務局等が定める文書取扱規則に従って改めて決裁をとるものとする。

      その際、修正する対象が紙の文書である場合は、修正後の目録、修正の箇所及び内容並びに修正の理由を記載した資料を作成した上で、その電子ファイルを修正のための電子決裁に添付するものとする。

    • (4) なお、業務委託通達に基づき、普通財産の管理処分等業務に係る業務委託により、委託業者から上記3に定める書類の納品を受けることとされている管理処分等業務については、上記(1)にかかわらず、従前の取扱いとすることができるものとする。

      ただし、今後、新たな国庫債務負担行為により業務委託契約を締結する場合には、委託業者から納品される書類の電子ファイルを提供させることとし、電子決裁を適切に行うものとする。

    • 別紙様式1(売払)調書,別紙様式2(貸付)調書(PDF:247KB)